SEGES Vejledninger

Søg i alle kategorier eller vælg en enkelt kategori i listen

    Beklager, vi fandt ikke finde nogen relevante vejledninger til dig.

    Kontakt os via formularen med dine spørgsmål, så vender vil tilbage til dig med en løsning.


    Summax - FAQ - Arkiv

    Summax - FAQ - Arkiv

    Sidst opdateret:

    Indhold

    Hvad er arkivet? Kan alle bruge arkiv? Hvad koster arkivet? Sammenkobling mellem Arkiv og e-faktura Hvordan laver man bilagsnumre og hvordan holdes revisionssporet? Hvordan fungerer mail til arkiv? Træk dokumenter direkte fra mail Hvad er match og hvordan fungerer det? Hvordan får jeg mine eksisterende papirbilag ind i arkivet? Fakturaer enkeltvis Mange fakturaer Proceduren er følgende: Hvordan får jeg mine egne fakturaer ind i arkivet fra Ø90? E-faktura som betales via kontoudtog Hvordan skriver du kommentarer på bilag? I ”Klar til link” kan der stå kreditnotaer, men disse kan ikke fremsøges i kasseregistreringen Fritekstsøgning ”Vis dokument” rykker uden for skærmbilledet Forkert visning af mappeindhold

    De mest stillede spørgsmål om brug af Summax Arkiv, vil vi her forsøge at svare på – har du spørgsmål, som mangler på listen er du altid velkommen til at kontakte o90support@seges.dk

    Hvad er arkivet?

    Med det elektroniske arkiv i Summax er det muligt helt at slippe for papirerne. Med hensyn til bogføringen vil en stor del af bilagene blive overført elektronisk. Dette omhandler ca. 80 % af bilagene. De resterende 20 % kan ved hjælp af en almindelig scanner og en særlig teknik gøres elektroniske. Det er muligt ved hjælp af en speciel teknik at indscanne alle bilag og påsætte dem ”tags”, som gør dokumenterne levende og søgbare. Dette kan bruges ved alle papir-bilag, uanset hvor gamle de er.

    Derudover er det muligt at lave interaktion til Ø90. Det betyder, at alle bilag er tilgængelige ved hjælp af et klik enten fra revisionslisten eller direkte fra kasseregistreringen.

    Der er tilknyttet en unik mail-adresse til arkivet. Det betyder, at du kan videresende eller modtage mails med dokumenter direkte til din arkiv indbakke. 

    Kan alle bruge arkiv?

    Ja, arkivet er platformsuafhængigt. Det er dermed ligegyldigt, om du benytter dig af pc, smartphone eller tablet, og hvilken browser du bruger. Du behøver ikke at få lavet dine regnskaber i Ø90, for at drage nytte af arkivets fordele. Dog er der en særlig fordel ved samtidigt at benytte Ø90, da der sker en interaktion imellem de to platforme.

    Hvad koster arkivet?

    Prisen er individuelt bestemt, efter hvilken DLBR–virksomhed du kontakter. Se de forskellige centre her. 
    Hvordan kommer jeg i gang med e-faktura og arkiv?
    Du kontakter en DLBR-virksomhed se her. De vil derefter sætte systemet op til lige netop dine behov, og du er kørende. 

    Sammenkobling mellem Arkiv og e-faktura

    Hvis du både anvender e-faktura og arkiv, er bogføringen og revisionssporet på plads fra start, når posteringerne godkendes og betales. Posteringerne får, når de er overført til bogføringen, påsat et bilagsnummer, samt link til bilaget på arkivet. Med hensyn til varegældsposter bliver der automatisk oprettet mellemregningskonti til hver enkelt leverandør. Denne konto bliver automatisk modregnet når bilaget betales (læs når bankfilen indlæses). 

    Hvordan laver man bilagsnumre og hvordan holdes revisionssporet?

    Se punktet med ”Hvad er match”. 

    Hvordan fungerer mail til arkiv?

    Alle Summax arkiv brugere bliver tildelt deres egen unikke arkiv mailadresse. Den kommer til at bestå af deres CVR-nummer @nemfaktura.dk. Eksempel på Summax arkiv mail 12345678@nemfaktura.dk.

    Det fungerer på den måde, at de mails, som bliver sendt til summax, vil blive fordelt imellem brugerne hvert hele kvarter. De kommer ind i indbakken, hvor alle vedhæftede filer i mailen og selve mailen, bliver til hver sit dokument i indbakken. Emne feltet fra mailen kommer til at stå i afsender feltet ved alle dokumenterne fra samme mail.

    Med mailløsningen slipper du for at skulle uploade dokumenter. Du kan blot nøjes med at videresende mailen direkte fra din egen indbakke. Mailservicen kører hvert hele kvarter, så det kan godt vare lidt efter mailen er afsendt, til den modtages i arkivet.

    Træk dokumenter direkte fra mail

    Med nogle mail programmer og udbydere er der mulighed for at trække dokumenterne direkte fra mailen over i arkivet med drag and drop funktionen. Understøtter dit mail program eller udbyder ikke denne løsning, skal du gemme dokumentet på din computer, inden du kan overfører dokumentet til arkivet med stifinder eller drag and drop.

    Hvad er match og hvordan fungerer det?

    Match er den måde, hvorpå vi sikrer os, at revisionssporet er som det skal være. Vi linker posteringerne i regnskabsprogrammet Ø90 til dokumenterne til arkivet. Dette kan gøres på 3 forskellige måder. Se vejledningen  her. 
    1. Du kigger i arkivet, hvor bilaget har fået tildelt et bilagsnummer. Dette tastes i kasseregistreringen. Herefter skal bilaget linkes til arkivet. Herved har du sammenkædet postering og bilag, og revisionssporet er på plads.
    2. Ved hjælp af indlæsning af bankdata bliver alle poster fra bankfilen holdt op imod arkivet. Findes der en betalingsdato og beløb som hænger sammen, bliver postering og bilag kædet sammen. Dette sker helt automatisk inden bankfilen overføres. De posteringer, hvorpå der ikke er et bilagsnummer, skal efterfølgende matches manuelt.
    3. ”Find bilag i arkiv” er en dialog, som kan åbnes i Ø90 i forbindelse med konteringen. Det er en fordel at søge på betalingsart i dialogen ”Find” (F5)  før dialogen ”Find bilag i arkiv” aktiveres. Fordi dialogen ellers ikke springer over dataoverførselsposteringer, når der matches og/eller springes til næste. Dialogen viser de bilag der endnu ikke er posteringer på.  Hvis der ikke er et beløb der passer, kan periode, beløb og tekst udvides i søgningen. Når det rigtige dokument er fremsøgt, kan link og bilagsnummer overføres til kasseregistrering ved hjælp af ”Link” knappen, og du kan gå til næste postering uden at lukke dialogen.

    Hvordan får jeg mine eksisterende papirbilag ind i arkivet?

    Du kan ved hjælp af upload-funktionen i hver mappe scanne dine bilag ind med din egen scanner. Vi anbefaler en indstilling som er minimum 300x300 dpi. Sort/Hvid. Højere dpi giver naturligvis et bedre resultat, men 300x300 er acceptabelt. 

    Fakturaer enkeltvis

    Du har mulighed for at uploade din faktura direkte ind i en arkivmappe og på den måde ind i Summax.

    Mange fakturaer

    Da faktura lavet i ø90 har sin helt egen bilagsserie, er det ikke nødvendigt at have en faktura siddende som bilag sammen med betalingen. Et alternativ kan derfor være, at man ikke tager fakturaerne med i arkiv som regnskabsbilag og linker til dem.

    De er som udgangspunkt at finde i faktura delen i Ø90, hvor man kan se dem og søge i dem. Dog er det en god ide at have alle bilagene i arkivet, så man har dem hvis man f.eks. afmelder Ø90, da man efterfølgende stadig skal gemme en kopi.

    Vi foreslår at der sendes en samlet fil til økonomi-mappen i arkivet. Enten pr. år eller pr. kvartal. På denne måde er de gemt, og man glemmer dem ikke i en ophørssituation.

    Proceduren er følgende:

    Stå i Ø90 Fakturering og søg f.eks. alle faktura fra for 1 kvartal 20xx. Vælg herefter ”Rediger” og ”Marker alle”:

    Hvordan får jeg mine egne fakturaer ind i arkivet fra Ø90?

    Vælg udskriv og vælg 'PDFCreator' i stedet for en printer og tryk ok:

     Der laves nu en fil for hver faktura, men vælger man 'Samle alle' får man mulighed for at samle det til 1 fil:

    Herefter vælges 'Gem'.

    Når du har gemt dine fakturaer ned på din computer, kan du uploade dem til arkivet på helt normal vis via drag and drop eller via mail til Nemfaktura.

    E-faktura som betales via kontoudtog

    E-fakturaer, der er betalt via et kontoudtog (dette er ikke best practice).

    Som udgangspunkt anbefales det IKKE at betale e-fakturaer via et kontoudtog.

    Hvis e-fakturaer er betalt via et kontoudtog, skal posteringen deles ud på hver enkelt e-faktura i kasseregistrering, så der ikke ligger dokumenter i regnskabsbilagsmappen, der ikke er linkede. Hvis ikke alle dokumenter linkes, vil de blive ved med at blive vist under ”klar til link”.

    Hvordan skriver du kommentarer på bilag?

    Kommentar til dokument i Summax skrives her: 

    Der skal en manuel arbejdsgang til hvis kreditnotaer som er kommet som e-faktura skal kunne fremsøges og linkes i kasseregistreringen. Hvis betalingsdatoen bliver rettet til at ligge i samme måned som kreditnotaen er kommet, bliver det muligt at fremsøge bilaget vha. ”Find bilag i arkiv” dialogen.

    Fritekstsøgning

    Det er kun muligt at fritekstsøge når visningen ”Alle” er valgt.

    ”Vis dokument” rykker uden for skærmbilledet

    Ved forsøg på at flytte ”Vis dokument” boksen med mus, kan de øverste knapper ikke tilgås.

    Er der scroll’et helt ned i bunden af arkivet og et dokument åbnes og vinduet derefter forsøges at gøres større, hopper vinduet helt op i toppen og knapperne kan ikke tilgås.

    Anbefaling: Anvend ”Esc” for at komme retur til arkivet, opdatere siden(F5) og vinduet vises normalt igen. 

    Forkert visning af mappeindhold

    Har du en oplevelse af, at du får vist forkerte dokumenter i dine arkivmapper, fx alle dokumenterne er synlige i alle arkivmapperne. Det skyldes formentlig, at du har haft lavet en kolonne søgning inden. Vi oplever kolonne søgning kan have svært ved at ”glemme” søge resultatet ved skift imellem arkivmapper og i kombination med andre typer af søgning.

    Vi anbefaler, at du bruger ”F5” til at opfriske siden og derved få vist det rigtige indhold i arkivmappen igen.

    Er denne vejledning nyttig?