Ø90 – Tilstande
I Ø90 kan posteringer, billeder og opgaver have forskellige tilstande, der angiver, hvor langt man er nået i arbejdet. Hvis man udnytter mulighederne, kan man undgå dobbeltarbejde, og man kan opnå et første regnskab af høj kvalitet.
Sidst opdateret:
Indhold
I Ø90 kan posteringer, billeder og opgaver have forskellige tilstande, der angiver, hvor langt man er nået i arbejdet. Hvis man udnytter mulighederne, kan man undgå dobbeltarbejde, og man kan opnå et første regnskab af høj kvalitet.
Hvad bruges tilstande til?
En posterings tilstand er altafgørende for, hvad man kan foretage sig med den. En postering skal bevæge sig ”ét trin ad gangen” mellem posteringstilstandene, og man kan for eksempel ikke låse posteringer, der ikke forinden var tjekkede.
Det samme gælder for billeder, hvor man ikke kan tjekke et billede, før det er beregnet, og så videre.
Tilstandshierarki
Tilstandene er i stigende orden:
- Feltkontrolleret (anvendes kun om posteringer)
- Kartotekskontrolleret (anvendes kun om posteringer i kasseregistrering)
- Afstemt (anvendes kun om posteringer)
- Berørt (anvendes kun om opgørelsesbilleder)
- Beregnet (anvendes kun om opgørelsesbilleder)
- Tjekket
- Låst.
Hvis der et sted siges, at posteringer skal være ”mindst afstemte”, betyder det for eksempel, at posteringer kan være afstemte, tjekkede eller låste, mens de lavere tilstande feltkontrolleret og kartotekskontrolleret ikke må forekomme.
Kvalitetssikring
Man kan anvende tjekmærker i Ø90 til at markere for sig selv, når et område er færdigt, og de aftalte kvalitetssikringsopgaver er udført.
Tilstanden ”Tjek” kan kun opnås hvis en række tekniske betingelser er opfyldt, og hvis brugeren selv tilkendegiver, at der skal tjekkes. De tekniske betingelser er sammensat, så man kun behøver, at se på om ”slutproduktet” er tjekket, for at sikre sig, at en opgave er færdig.
Eksempel:
- Hvis et driftsregnskab er tjekket, så kan man være sikker på
- der er ingen posteringer med aflusning i forhold til kontoplan (eller de er accepteret)
- kasseregistrering er afstemt og tjekket frem til ultimo
- alle beregninger, der er relevante for regnskabet, er gennemført
- der er ingen kontroludfald fra beregninger (eller de er accepteret)
- der er ingen kontroludfald fra udarbejdelsen af regnskab (eller de er accepteret)
- der er ikke indtastet posteringer siden regnskabet blev tjekket
- du selv eller en kollega har tjekket regnskabet og dermed tilkendegivet, at det er færdigt.
Hierarkiet kan beskrives som en pyramide af tjekkede arbejdsopgaver. Nederst kasseregistrering, derefter de enkelte opgørelsesbilleder, den samlede opgørelsesopgave og øverst færdiggørelse. Hvis man fjerner tjekket på en afstemningsperiode i kasseregistrering, så falder tjek på alle de overliggende arbejdsopgaver samtidig.
Tilsvarende gælder for lås, hvor lås af en given opgave forudsætter, at de foregående er låst.
Hvordan sætter man tjekmærker?
Tjekmærker på posteringer
Vi har skønnet, at der ikke er behov for at sætte tjekmærker på posteringerne enkeltvis i kasseregistrering. I stedet for kan posteringer tjekkes ”i bundter”, og det sker automatisk, samtidig med at man tjekker den afstemningsperiode, som posteringerne ligger i.
Tjekmærke på perioder i kasseregistrering
Brugeren kan sætte tjekmærke på de afstemningsperioder, der er i orden. Det vil sige: At de likvide beholdninger er beregnet rigtigt af Ø90, at der ingen aflusninger er, at momskoder er korrekte, og at eventuelle manuelle kontroller er gennemført. Tjekmærkerne skal sættes i rækkefølge, man kan for eksempel ikke tjekke februar, hvis januar ikke er det. Desuden må om-, rettelses- og interne posteringer ikke tjekkes før kasseposteringer også er det.
Fordelen ved at sætte tjekmærke er, at man bliver advaret om at perioden er tjekket, hvis man kommer til at rette utilsigtet (for eksempel ved brug af forkert dato på ny postering). Tjekmærket forhindrer ikke rettelse, men det bliver fjernet, hvis man går videre med rettelsen på trods af advarsel.
Tjekmærker i opgørelsen
Når man har beregnet i et opgørelsesbillede, når der ingen åbne kontroludslag er (det vil sige, at fejl er rettet eller udslag er accepteret), og når eventuelle manuelle kontroller er gennemført, kan man sætte tjekmærke på billedet. Tjekmærket gælder kun for den eller de opgaver, som man er ved at udføre (det vil sige de opgaver, der er markeret på billedet opgavevalg – her er det altså igen vigtigt at have taget stilling på forhånd). Når brugeren sætter tjekmærket på billedet, sørger Ø90 for, at der samtidig bliver sat tjekmærke på alle billedets konti og på alle opgørelsesposteringer på disse konti.
Hvis man har behov for at tjekke nogle konti i et billede - men ikke på alle, er der mulighed for at sætte tjekmærke på hver enkelt linie. Men husk, at det ikke er nødvendigt, hvis man regner med at tjekke hele billedet straks efter.
Lige som i kasseregistrering betyder tjekmærket, at man ikke utilsigtet kan komme til at rette. I opgørelsen har mærket desuden betydning for den skemalagte rækkefølge som billederne vises i, idet tjekkede billeder normalt springes over. Hvis man ikke bliver færdige med opgørelsen på en gang, og derfor står med en opgave, hvor nogle billeder er færdigbehandlede, men andre ikke, kan man altså bruge funktionerne ”start opgørelse” og ”næste”, uden at komme igennem de samme billeder igen.
Posteringstilstande
Tilstandene har forskellige navne afhængigt af, om der tales om posteringer eller noget andet. For at præcisere hvornår der tales om enkeltposteringer, bliver posteringernes tilstande omtalt som ”Godkendelseskoder”, og i billeder og dialoger bliver de vist i en kolonne med overskriften ”G”. Øvrige tilstande kaldes ”Tilstande”.
Posteringer kan have 5 forskellige godkendelseskoder:
| F |
Feltkontrolleret: Posteringer, der er dannet, men endnu ikke accepteret som ”rigtige” af Ø90 markeres med F. Det forekommer kun i posteringer, der stammer fra I/S-mellemregning og i kasseregistrering uden kontonummer. |
| K |
Kartotekskontrolleret: Forekommer kun i kasseregistrering, hvor der er tale om posteringer, der er accepteret af Ø90, men endnu ikke afstemt. |
| A |
Afstemt: Kasseposteringer i afstemte perioder og alle indtastede og beregnede status- og efterposteringer. |
| T |
Tjek: Posteringen kan ikke rettes eller slettes uden at man først har accepteret det via en advarselsdialog. |
| L |
Lås Posteringen kan ikke rettes eller slettes. |
F, K og A sætter Ø90 automatisk i posteringerne. T og L bliver kun sat i, når man beder om det.
I billeder og dialoger, hvor Ø90 viser enkeltposteringer, kan man se hver enkelt posterings godkendelseskode.
I opgørelsesbillederne kan man, i hver linie, se den laveste godkendelseskode, der forekommer på de posteringer, der indgår i linjen.
Billedtilstande
For billeder arbejdes der med flere sæt af tilstande. I et givet billede kan man være nået længere skattemæssigt end driftsmæssigt, og det kan ses i tilstandene, som findes for hvert af de 4 opgaveområder: Moms, skat, drift og likviditet.
Et billede kan aldrig have en højere tilstand, end de posteringer, der bliver behandlet i det.
Der findes disse tilstande:
| (Tom) |
Billeder uden indhold, som man har valgt via menuen. Eller et opgaveområde man endnu ikke er begyndt på jf. opgavevalg. I tomme billeder kan der kun indtastes posteringer - derved ændres tilstanden automatisk til berørt. |
| Berørt |
Billeder, som man endnu ikke har behandlet, men som vedrører en opgave, man er begyndt på, har tilstanden berørt. I berørte billeder kan der indtastes og beregnes - derved ændres tilstanden automatisk til henholdsvis berørt eller beregnet. |
| Beregnet |
Billeder, som man har beregnet, men endnu ikke tjekket. I beregnede billeder kan der indtastes - derved ændres tilstanden midlertidigt til berørt. Det når man dog ikke at opdage, fordi der automatisk sker genberegning ud fra det nye grundlag, og tilstanden så igen er beregnet. |
| Tjek | I tjekkede billeder kan der indtastes - men Ø90 vil ikke opdatere rettelsen, før man har accepteret at tjek derved bortfalder. |
| Lås | I låste billeder kan der intet foretages. |
Berørt og beregnet sætter Ø90 automatisk i billederne. Tjek og Lås bliver kun sat i, når man beder om det.
Hvis et billede ikke har samme tilstand for alle de opgaver, man er i gang med, er det den ”laveste” tilstand, der har betydning for, hvad man kan i billedet. Ø90 blokerer automatisk for at jeres rettelser kan få indflydelse på låste opgaver.
For mere information se Ø90 Vejledningen om Opgørelse - Billedtilstand.
Opgavetilstande
I Ø90 arbejdes der med 4 opgaveområder: Moms, skat, drift og likviditet. Hver af disse har deres egen tilstand, og den er desuden specificeret som tilstand af:
- Enten opgørelse
- Eller færdiggørelse
Opgørelse
En opgørelsesopgave kan aldrig have en højere tilstand, end de billeder, der indgår i den.
Der findes disse tilstande:
| Tjek | I tjekkede opgørelsesopgaver kan der tilføjes og rettes i posteringer, periodens data og sidste års tal mv. - men Ø90 vil ikke opdatere rettelsen, før man har accepteret at tjek derved bortfalder. |
| Lås | I låste opgørelsesopgaver kan der intet foretages, som vil have indflydelse på det talmæssige indhold af det færdige produkt. |
Færdiggørelse
En færdiggørelsesopgave kan aldrig have en højere tilstand, end den tilsvarende opgørelsesopgave.
Der findes disse tilstande:
| Tjek | Der er ingen specielle begrænsninger for tjekkede færdiggørelsesopgaver bortset fra dem, der følger af at opgørelsen også er tjekket. |
| Lås | En låst færdiggørelsesopgave kan ikke udskrives. |
Påvirkning fra fejl, aflusninger og kontroludslag
Vejen op igennem tilstandene bliver påvirket af fejl, aflusninger og kontroludslag.
Fejl
Ved fejl forstås at en postering mangler væsentlige oplysninger, eller at den indeholder ”noget som ikke findes” for eksempel et kontonummer eller et sted.
Når man indtaster posteringer, bliver de ikke gemt før de er fejlfri.
Aflusninger
Ved aflusninger forstås at posteringen mangler forventede oplysninger, eller at indholdet er i strid med det forventede. For eksempel at den mangler posteringstekst eller at beløbet har forkert fortegn. Aflusningerne er individuelle pr. kontonummer og fastlægges på kontoplanen.
Posteringer i kasseregistrering kan gemmes og afstemmes, men ikke tjekkes, hvis de er behæftet med aflusninger.
For opgørelsesposteringer (status, efterposteringer og interne posteringer) er reglerne lidt strammere, idet de kun bliver opdateret, hvis man straks kan acceptere de aflusninger, der måtte være.
Kontroludslag
Ved kontroludslag forstås at et billede, en opgørelsesopgave eller en færdiggørelsesopgave ikke lever op til de krav, der er fastsat i form af kontroller.
Hvis der findes åbne kontroludslag, kan man ikke tjekke.