Summax - FAQ - Bilag på vej
FAQ med svar på spørgsmål vedr Bilag på vej
Sidst opdateret:
Indhold
Her vil vi forsøge at svare på de spørgsmål vedr. ’Bilag på vej’ som vi ofte modtager via support.
Hvor længe er mine bilag om at komme ind i Summax/InterCount?
Vi har 3 vigtige tidsgrænser for bilagenes vej ind i Summax/InterCount via Nemfaktura.
- Basisbilag skal aflæses indenfor 1 time
- Plus-bilag skal aflæses og konverteres til efaktura indenfor 24 timer
- Plus-bilag, der mangler oplysninger, behandles manuelt og har udover de 24 timer yderligere 3 hverdage.
Hvordan tilgår jeg 'Bilag på vej'?
Du har tre indgange til ’Bilag på vej’
- Du kan tilgå ”Bilag på vej” ved at gå til e-faktura og der vælg ’Bilag på vej’
- Du kan tilgå ’Bilag på vej’ ved at gå til e-arkiv og der vælge ’Bilag på vej’
- Hvis du er i Ø90, når du vil tilgå ’Bilag på vej’ skal du stå i opgavevalg og trykke på knappen *Bilag på vej’ øverst til højre eller trykke [ctrl+J]
Hvornår kan jeg se mine bilag i 'Bilag på vej'?
Du kan se dine bilag i "Bilag på vej" så snart de er modtaget i Flux og du kan derfra følge dem, indtil de er synlige i Summax/InterCount.
Hvad betyder de farvede lamper og ikoner?
- De farvede lamper i Status-kolonnen i ”Bilag på vej”, fortæller, hvor langt i processen bilaget er. Der er 4 farver og et ikon
- Grå lampe betyder: Bilaget er kommet til Flux og er ved at blive gjort klar til at sender til vores leverandør, som står for OCR afløftning og evt. konvertering af PDF til e-faktura.
- Gul lampe betyder: Leverandøren har modtaget bilaget og går i gang med OCR afløftningen.
- Rød lampe betyder: Der er gået noget galt i processen og bilaget kan ikke leveres til Summax/InterCount.
- Grøn lampe betyder: Bilaget er færdigbehandlet og er landet i Summax/Intercount
- Det blå ikon
for Plus bilag betyder: Systemet er ikke automatisk i stand til at konvertere bilaget til efaktura. Bilaget er sat på hold og afventer at enten kunden selv/DLBR eller Seges' ‘Ret bilag’ Team manuelt håndterer bilaget. Du kan trykke på ikonet og komme til ‘Ret bilag’, hvis du er delegeret til den pågældende ejendom.
Hvorfor er mit basisbilag ikke landet efter få minutter, som det plejer?
- Normalt tager det ikke lang tid før et Basis bilag lander i e-arkiv i Summax/InterCount, men når der er mange bilag undervejs på samme tid eksempelvis i perioden op til moms, så kan det forlænge bilagets rejsetid.
- Et Basis bilag må være op til en time om at lande i Summax/InterCount, men det er yderst sjældent det tager så lang tid.
Hvorfor tager det flere timer/dage før mit Plus-bilag lander i Summax/InterCount?
Et Plus bilag kan tage op til 4 arbejdsdage om at lande i Summax/InterCount.
Det første døgn må vores leverandør bruge på at OCR afløfte og efterfølgende have et valideringsteam til at tjekke om de afløftede data er korrekte. Normalt er det dog kun 3-5 timer denne proces tager, men når der er mange bilag undervejs på samme tid eksempelvis i perioden op til moms, så kan det forlænge bilagets rejsetid.
De næste 3 arbejdsdage er kun i brug, hvis bilaget ikke automatisk er blevet konverteret til en e-faktura. Så har Seges' ‘Ret bilag’ team 3 arbejdsdage til manuelt at hjælpe bilaget igennem til Summax/InterCount som en e-faktura eller sende det til regnskabsbilagsmappen som en pdf med en kommentar om bilaget ikke kunne konverteres. I perioder hvor der ikke sendes så mange bilag igennem vil bilagene normalt være håndteret hurtigere end de 3 arbejdsdage.
Som DLBR kan du også hjælpe bilaget på vej, se vejledning her