Summax - Behandling af bilag

Denne vejledning fortæller, hvordan du bevarer betalingsoverblikket over de bilag, som du modtager på følgende måde:

• Post / Fysiske bilag
• Mail bilag
• E-Boks bilag

For at få det fulde udbytte af Summax skal du behandle dine bilag elektronisk. Når du modtager et bilag, skal du i stedet for at printe, sende dem til dit Summax e-arkiv.

I mappen Regnskabsbilag kan du sortere og få vist bilag med fakturastatus ”modtaget”. Derved ser du bilag, som du ikke har betalt.

Bilagene markeres med en af de tre farver: grøn gul eller rød. Farverne forklares nedenfor:

• Grøn farve = Over 5 dage til betalingsfrist
• Gul farve = 5 dage eller mindre til betalingsfrist
• Rød farve = Betalingsfrist overskredet

Er bilaget ikke markeret med en farve, har der ikke kunnet fastsættes en betalingsdato.
Farverne ændres ved at ændre betalingsdato eller ved at ændre fakturastatus.

Vær konsekvent

• • Postbilag markeres med et flueben eller smides ud når de er scannet til Summax (Så du undgår at indscanne bilaget 2 gange)
  • Mailbilag arkiveres i undermapper eller slettes når de er sendt til Summax (Så du undgår at gemme eller videresende bilaget to gange)
  • E-Boks arkiveres i undermapper eller slettes når de er sendt til Summax (Så du undgår at gemme eller videresende bilaget to gange)

For at behandle det enkelte bilag skal du åbne bilaget ved at klikke på forstørrelsesglasset: 

 Kontrollér betalings beløb og betalings dato stemmer overens med den information på bilaget eller det beløb samt dato du betaler med i banken.  

Når du har tjekket ovenstående, skal bilaget betales i banken. Du skal huske at notere hjælpeteksterne i feltet 'tekst til eget kontoudskrift'

De resterende felter som skal bruges i dette billede er, kommentar, tags samt fakturastatus.

Kommentarfeltet skal bruges hvis:

• Bilaget indeholder varer som skal deles op på forskellige konti fx vedligehold driftsbygninger og diverse omkostninger husdyr
• Hvis der er elementer i fakturaen som din assistent skal være opmærksom på fx en investering.

• Når bilaget er færdigbehandlet, skal du ændre fakturastatus fra ”Modtaget” til ”Betalt”

• Når du klikker på næste er oplysningerne gemt og du får vist det næste bilag, som du skal behandle og betale på samme vis som forklaret ovenfor.