Summax - Behandling af diverse bilag

I summax er der en række bilag som skal behandles anderledes end den sædvanlige faktura. Dette gør sig gældende for betalingsservice, kontoudtog fra bank og leverandører osv.

I dette afsnit kommer vi ind på de forskellige bilag og hvordan den korrekte behandling af disse bilag er.

Samlebilag

Har du 2 eller flere bilag, som du har lagt i Summax, men du gerne vil have samlet til et bilagsnummer. Så har du mulighed for det med funktionen samlebilag.

Eksempler hvor du kan anvende samlebilag:

• 1 kreditnota og 1 faktura hvor du modregner betalingen
• 1 kontoudtog og flere fakturaer hvor du samler betalingen

For at samle bilag skal du markere dem med et flueben ude til venstre. Derefter klikker du på ”Funktioner” og vælger ”Opret samlebilag” eller du højre klikker og vælger ”Opret samlebilag”.

• I samlebilag dialogen kan du angive det betalingsbeløb, betalingsdato og afsenderinfo som der skal stå på det samlede bilag. Hvis du vil ændre rækkefølgen bilagene vises i ved at rette fakturadatoen.

• Når du har oprettet samlebilaget, kan du se det er et samlebilag ved, at der står et ”S” foran bilagsnummeret.

• Ophæv samlebilag kan du bruge, hvis du har fået samlet nogle bilag forkert. Derved bliver alle bilagene skilt ad igen og derefter kan du samle dem igen korrekt. Det gør du nemmest ved at højre klikke på samlebilaget og trykke på ”Ophæv samlebilag”.

Din betalingsservice (BS) vil enten være at finde i din e-Boks, i dit arkiv i din bank eller den vil komme pr brev. Kommer den pr. brev anbefaler vi at kontakte din bank og bede dem sende den til et af de ovennævnte steder fremover. Du kan se vejledningen til at videresende fra e-Boks i vejledningen 'Videresend fra e-boks'.

Når du behandler et bilag fra BS, skal du benytte den første betaling på bilaget. Selvom der er flere betalinger, skal du kun tage stilling til den ene betaling. Du skal dog være opmærksom på, hvis der er flere konti på den enkelte BS skal det være den første betaling der trækkes på kassekreditten/driftskontoen du benytter.

1. I betalings beløb: skriver du beløbet for den første betaling     (eks 4.620,00)
2. I betalingsdato: skriver du datoen for den første betaling      (eks 02-12-19)
3. I feltet afsenderinformation: Betalingsservice
4. I faktura status: Ændrer du status fra modtaget til Betalt

Hvis der er underliggende bilag på BS, skal disse lægges ind separat. I eksemplet nedenfor, er der en betaling vedr. NRGI ENERGI som skal med i summax. Bilagene kan være sendt via mail, pr. brev eller skal hentes hos leverandøren selv (som oftest telefon). 

Når du modtager et kontoudtog fra en leverandør, skal dette med i Summax. Vi skal afstemme den enkelte konto hos en leverandør, dette gøres ud fra kontoudtog. Ligeledes skal vi have kontoudtoget for kassekreditten/driftskontoen for at kunne afstemme denne månedsvis.

Kontoudtog fra leverandører kommer som oftest på mail, hvorimod det fra banken enten er i dit arkiv i banken eller skal gemmes som et PDF-dokument. Du kan se, hvordan du gemmer som et PDF-dokument og vedhæfter som en mail til summax i vejledningen  'Print til PDF-dokument'

Kontoudtog fra leverandører:
Der sker ikke en trækning på din konto og derfor skal bilaget behandles således:

1. I betalings beløb: skriver du 0,00 (eks 0,00)
2. I betalingsdato: skriver du slutdatoen for fakturaen (eks 31-12-19)
3. I feltet afsenderinformation: Skriv KU(kontoudtog) + leverandør + slutdato+ slutsaldo* (eks KU DLG 31-12-19 – 5000,00) *beløbet som skyldes eller til gode*
4. I faktura status: Ændrer du status fra modtaget til Betalt

Rentenota, statusopgørelse osv. behandles på samme vis, her udskiftes KU blot med beskrivelse fx statusopgørelse.