Ø90 – Kasseregistrering – Link posteringer til arkiv

Fra Kasseregistrering er det muligt at koble posteringer sammen med bilag i e-arkivet i mappen ”Regnskabsbilag”.

• Indlæs bankdata 
• Indtast bilagsnummer fra arkivet på posteringen og anvend ”Link til arkivdokument” [Alt]+ [R]+ [L]
• Find bilag i arkivet med dialogen ”Find bilag i arkiv” [Ctrl]+ [V]
• Match med arkiv (1) [Alt]+ [F]+ [1]
• Start Control

Idet bankposteringer indlæses, linkes betalinger så vidt muligt automatisk til regnskabsbilag i e-arkivet.
Fra kasseregistreringen vælger du funktionen: ”Konter Bankdata” (Alt+F+W).
For hver enkelt bankpost tjekkes, om der findes et regnskabsbilag i e-arkivet, der har identisk beløb og nogenlunde tilsvarende betalingsdato.
Er der bilag med sammenfald, sker følgende:

• Der etableres et link til bilaget på posteringen i Ø90 
• Bilagsnummer overføres fra arkivet til posteringen

Når der efterfølgende Sættes kontonummer på posteringen, sker der yderligere følgende i arkivet:

• Kontotekst overføres som tag på bilaget i arkivet
• Posteringstekst overføres til feltet posteringstekst på bilaget i arkivet.

Betalinger af e-faktura bliver konteret automatisk ved indlæsning af bankdata.

Den automatiske kobling mellem e-arkiv og Kassepostering i Ø90 forudsætter, at den automatiske påsætning af beløb (betalingsbeløb) og betalingsdato i e-arkivet er foretaget korrekt via den automatiske OCR-tekstgenkendelse, der foretages i e-arkivet.

e-faktura bilag bliver koblet korrekt, idet e-arkivet har oplysning om betalingsdato og beløb. Se felterne ”E-fakturabeløb” og ”Betalingsdato”:

Betalingsdatoen på bilaget skal være max 20 dage før og max 20 dage efter betalingsdato på kontoudtog.

Der vil typisk være posteringer, som ikke automatisk har kunnet linkes til bilag i e-arkivet. Her må link oprettes manuelt.

For hver enkelt postering i kasseregistreringen, der mangler link til bilag, foretages følgende *):

• Gå til mappen ”Regnskabsbilag” i arkivet
• Under ”Vælg søgning” vælges ”Klar til link”, så kun ikke-linkede bilag vises
• Brug søgefeltet til at søge på navne, datoer, beløb mv.
• Når passende bilag er fundet indtastes bilagsnummeret i Ø90, og der vælges ”Rediger” og ”Link til arkivdokument”.

Er der bilag med sammenfald i arkivet, sker følgende:

• Der etableres et link til bilaget på posteringen i Ø90
• Bilagsnummer overføres fra arkivet til posteringen.

*) Brug af 2 skærme (1 til arkiv, 1 til Ø90) anbefales.

Med ”Find bilag i arkiv” er det muligt at søge direkte fra Ø90 blandt bilagene i det tilhørende arkiv og lave links fra posteringerne i kasseregistrering til bilagene i arkivet.

Først tastes posteringen ind i kasseregistrering:

Derefter åbnes ”Find bilag i arkiv” ved at taste [Alt]+[f]+[v] eller [Ctrl]+[v] eller under ”Funktioner” og ”Find bilag i arkiv”.

Under ”Postering fra kasseregistrering” vises den linje fra kasseregistrering, som er markeret ved åbning af ”Find bilag i arkiv”.
Ø90 søger automatisk på bilag frem til dags dato og med et matchende beløb, som endnu ikke er blevet linket.
Hvis det rigtige bilag ikke kommer frem, er det muligt at udvide søgningen ved at ændre datoen og/eller beløbet. Søgningen opfriskes ved at tykke ”F5”.

Udover søgning på dato og beløb er det muligt at lave en fritekst- og/eller tags-søgning. Fritekstsøgning søger blandt alt indholdet i bilagene, som er blevet løftet af ved OCR-scanningen. Tags-søgning er en søgning blandt alle de tags, som er blevet påsat bilagene. Når det rigtige bilag er blevet fundet til posteringen, markeres det, og der trykkes på knappen ”Overfør”, og bilaget bliver linket til posteringen.

Hvis en postering skal linkes til et bilag, som i forvejen er linket til en anden postering, gøres det ved, at radioknappen i højre side flyttes fra ”Vis ikke linkede” til ”Vis alle”. Derved kommer alle bilag frem inklusiv de bilag, som allerede er linket til en eller flere posteringer. Bilaget markeres, og der trykkes ”Overfør”, og derved er bilag nu linket til flere posteringer.