Summax – Vilkår for DLBR Summax e-arkiv og autobogføring

Aarhus 27. januar 2022

Ved oprettelse af samtykke til DLBR e-arkiv betragtes nedenstående vilkår som accepteret af kunden.
e-arkiv er en web løsning til elektronisk arkivering og visning af virksomhedsrelaterede dokumenter

SEGES Innovation P/S udvikler og vedligeholder web-løsningen Summax.

DLBR er et landsdækkende samarbejde mellem rådgivnings- og viden virksomheder.

Registrering og brug af e-arkiv
e-arkiv kan kun anvendes af kunder i DLBR. For at blive oprettet som bruger af e-arkiv skal kunden, eller dennes DLBR rådgiver, oprette et ”samtykke” til DLBR Summax e-arkiv.
Når samtykket er oprettet, vil kunden normalt have adgang til e-arkiv næste dag. Login til Summax e-arkiv foregår via DLBR Fælles login (DLI login).

Servicering af DLBR e-arkiv
Kundeservice om anvendelse af e-arkiv leveres som udgangspunkt af DLBR virksomheden. Teknisk support leveres af SEGES Innovation P/S på o90support@seges.dk

Brugerrettigheder 
e-arkiv må kun anvendes i forbindelse med kundens egen virksomhed.
Det er kundens ansvar at administrere, hvem der har adgang til e-arkiv. Det er op til kunden at aftale individuelt med brugere af e-arkiv, hvad en adgang må benyttes til.
Adgangen administreres via ”Adgang for andre brugere” fra Landmand.dk. Uddelegeret adgang til DLI-brugere giver både læse- og skriveadgang. Denne adgang kan til enhver tid tilbagekaldes.
For medarbejdere ansat i rådgivningsvirksomheder under DLBR gælder, at de er pålagt en tavshedspligt i medfør af etiske regler.

DLBR virksomheden kan etablere adgang til e-arkivet for den medarbejder, der er ansvarlig for behandling af dine regnskabsdata. Medarbejderen vil udelukkende få adgang til relevante regnskabsbilag.

Ved underskrift af vilkår nedenfor, giver du således DLBR virksomheden tilladelse til:

• At DLBR virksomheden må anmode SEGES Innovation P/S om, at give den medarbejder der er ansvarlig for behandlingen af dine regnskabsdata i DLBR virksomheden, adgang  til e-arkivet i Summax.
• At DLBR virksomheden må gemme alle eksisterende oplysninger og dokumenter i e-arkivet i det omfang DLBR virksomheden finder det relevant.

Immaterielle rettigheder
SEGES Innovation P/S og DLBR har alle rettigheder til e-arkiv. Enhver krænkelse af SEGES Innovation P/S' og DLBR’s rettigheder betragtes som væsentlig misligholdelse af vilkår for anvendelse, hvilket medfører, at adgangen til e-arkiv lukkes uden varsel.

Abonnementspriser
DLBR-virksomheden fastsætter og oplyser kunden om den til enhver tid gældende prisliste og betalingsfrist for tilslutning og brugsret til e-arkiv.

Manglende betaling, trods påkrav med betalingsfrist, betragtes som misligholdelse og medfører, at adgangen til e-arkiv lukkes uden varsel.

Opbevaring
Kunden beholder ejerskab til alt materiale, der er sendt til e-arkivet.
Der er på nuværende tidspunkt ikke mængdemæssig begrænsning på antal dokumenter, der kan uploades til arkivet.

e-arkiv er tilgængeligt 24 timer i døgnet alle ugens 7 dage, dog afbrudt af kortvarig systemopdatering i tidsrummet kl. 01:30 til 02:30. SEGES Innovation P/S forbeholder sig ret til uden varsel at foretage ændringer og fejlrettelser i produktet. I forbindelse med systemopdatering vil adgangen til produktet være kortvarigt afbrudt.

Sletning af indhold i e-arkiv er permanent. Når kunden bekræfter at slette noget af indholdet, vil en sletning resultere i en permanent fjernelse af indholdet.

Dokumenter gemmes i e-arkivet, så længe abonnementet er aktivt. Ved abonnementets ophør slettes alle dokumenter efter 5 år.

Opsigelse
Skriftlig opsigelse af abonnement til e-arkiv foretages til udgangen af et kalenderår og med mindst 4 måneders varsel. Opsigelse sendes til DLBR-virksomheden.

Ophør 
Ved ophør af egen virksomhed vil e-arkiv fortsat kunne anvendes, så længe kundeforholdet til DLBR består, og abonnementet er aktivt.

Ophør af kundeforhold til DLBR-virksomheden betragtes som opsigelse, og adgangen til e-arkiv lukkes ved udgangen af december måned det pågældende år. Kunden skal selv sørge for at flytte dokumenter til senere brug væk fra e-arkivet, før kundeforholdet til DLBR ophører.

Dokumenter fra e-arkivet kan sendes til en e-mail eller downloades til pc eller andet elektronisk medie.

Ved ophør af abonnement lukkes adgangen til e-arkiv ved udgangen af december måned det pågældende år.

Når abonnementet er ophørt, opbevares materialet i yderligere 5 år. Efter udløbet af december måned i opsigelsesåret, er DLBR-virksomheden berettiget til at opkræve et beløb for at give kunden adgang til materialet igen.

Ansvar
SEGES Innovation P/S er ansvarlig for fejl ved e-arkiv i forhold til dansk rets almindelige betingelser for erstatningsansvar.

Et eventuelt erstatningskrav kan dog ikke overstige den årlige abonnementspris for kunden.

SEGES Innovation P/S kan ikke på noget grundlag gøres ansvarlig for driftstab, tab af omsætning, forventet fortjeneste, tabt arbejdsfortjeneste eller noget andet direkte eller indirekte tab, uanset årsag.

Ovennævnte ansvarsfraskrivelse gælder ligeledes produktansvar, i det omfang ufravigelige lovbestemmelser ikke er til hinder for en sådan fraskrivelse.

Backup og datasikkerhed
Produktet e-arkiv er omfattet af de nyeste algoritmer til styring af sikkerhed og backup på de i lande indenfor EU centralt placerede databaser, som vedligeholdes af IBM Global Services.

Kunden er forpligtet til at holde eget it-udstyr - samt programmer til opkobling via internet - opdateret og forpligtet til at sikre, at der er installeret og aktiveret et antivirus program samt at holde det opdateret.

SEGES Innovation P/S gennemfører teknisk vedligeholdelse af produktet, så e-arkiv er ajourført, så produktet kan anvendes på de mest udbredte versioner af web-browsere og smartphones.

Ændring af vilkår
SEGES Innovation P/S og DLBR-virksomheden forbeholder sig ret til at foretage ændringer i ovenstående vilkår.
Vilkår er senest opdateret den 27. januar 2022.

Virksomhedens CVR nummer:                     _________________________________________

DLI bruger:                                                 _________________________________________

Ø90 nummer:                        _________________________________________

Navn:             _________________________________________

Adresse:         _________________________________________

Postnr.:          _____________                     By:_________________________________________

_____________________                             ____________________________________________

Sted/Dato                                                  Underskrift virksomhedsejer